APLIKASI PERKANTORAN MICROSOFT ACCESS

BAB I

PENDAHULUAN

 A.  Latar Belakang

         Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

         Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

        Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. 

    Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

         Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC. 

      B.    Rumusan Masalah

1.      Bagaimanakah sejarah Microsoft Access ?

2.      Apa saja versi yang pernah dirilis / dikeluarkan oleh Microsoft Access ?

3.      Apa pengertian Microsoft Access?

4.      Apa saja fungsi dari Microsoft Access?

5.      Bagaimana tampilan Microsoft Access?

6.      Bagaimana menjalankan Microsoft Access dan contohnya?

      C.     Tujuan Penulisan

1.      Agar mengetahui bagaimana sejarah dari Microsoft Access.

2.      Agar mengetahui apa saja versi-versi yang pernah dirilis atau dikeluarkan oleh Microsoft Access.

3.      Agar mengetahui pengertian Microsoft Access.

4.      Agar mengetahui fungsi dari Microsoft Access.

5.      Agar mengetahui tampilan Microsoft Access.

6.      Agar mengetahui cara menjalankan Microsoft Access.

BAB II
PEMBAHASAN

      A.    Sejarah Microsoft Access

            Microsoft pertama kali merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disketfloppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

            Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

            Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

B.  Versi Microsoft Access

 
 
 

A.    Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah aplikasi yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi.

B.     Fungsi Microsoft Access

1.      Untuk membuat database (basis data).

2.      Untuk membuat program aplikasi persediaan barang.

3.      Untuk membuat program aplikasi gaji pegawai.

4.      Untuk membuat program aplikasi kehadiran.

C.    Tampilan Jendela di Microsoft Access

Gambar 1.1 Tampilan Jendala di Microsoft Access

D.                Cara Menggunakan Microsoft Access dan Fitur - Fiturnya

Bagaimana memulai microsoft Access.

1.      Klik Start → pilih All Program → pilih Microsoft Office → lalu pilih Microsoft Access

Gambar 1.2 Tampilan Langkah - Langkah Membuka Microsoft Access

2.     Setelah terbuka Microsoft Accessnya, klik Blank Database. Pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan, kemudian klik create.

Gambar 1.3 Tampilan Membuat Halaman Baru

Obyek-obyek dalam Microsoft Access :

1.      Table

Table digunakan untuk menyimpan data dalam suatu obyek, table memiliki arti sekumpulan data sejenis. Table sendiri memiliki item informasi :

1)      Field          : Data terkecil dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

2)      Record      : Kumpulan beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

 

Gambar 1.4 Tampilan Field dan Record

                        Langkah membuat Table

1)      Setelah muncul jendela seperti di bawah. Tutup tabel yang ditawarkan, biasanya namanya Tabe1, caranya klik kanan pada tab Table 1→Close all.

 

Gambar 1.5 Tampilan Cara Menutup Tabel

2)      Selanjutnya buat tabel baru dengan cara  klik menu bar Create→Table Design.

 

Gambar 1.6 Tampilan Membuat Tabel Baru

3)      Setelah muncul jendela Table Design. Buat Field, dengan cara mengisi kolom Field Name, dan Data Type. Field Name diisi dengan nama field, atau kolom table yang ingin anda buat. DataType diisi dengan tipe datanya.

Misal: kolom tabel yang akan di buat pertama adalah Nama_Mahasiswa. Ketikan pada Field Name. lalu isikan tipe datanya ke Data Type, misal:type data untuk nama mahasiswa adalah text.dst.

Setelah semua field dimasukan, maka akan tampak hasil seperti di bawah.

 

Gambar 1.7 Tampilan Hasil Semua Field Yang Telah Dimasukan

4)      Kembali pada awal field. Seperti contoh diatas klik pada No_Siswa, lakukan klik kanan pada field tersebut dan→ klik Primary Key. Atau anda juga bisa mengklik Filed No_Siswa →Lalu Klik Icon Kunci pada group Tools (Lihat gambar di atas).

Field yang diberi identitas sebagai Primery Key akan otomatis tidak akan mempunyai data yang sama, atau istilah teknisnya disebut UNIQUE(data yang unik (data yang unik tidak pernah sama).

Tekan Tombol Ctrl+S untuk menyimpan tabel yang anda buat.

 

Gambar 1.8 Tampilan Dialog Save As Table Name

5)      Berikan nama pada tabel yang anda buat. Klik ok. Maka tabel yang anda buat telah selesai. Untuk melihat hasilnya klik ikon view pada bawah Office Button→klik Datasheet View.

 

Gambar 1.9 Tampilan Cara Melihat Hasil Tabel Yang Telah dibuat

6)      Hasil contoh data

 

Gambar 1.10 Tampilan Hasil Contoh Data

2.      Query

Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisa suatu data dengan cara lain.

Manfaat Query :

1)      Menampilkan data-data tertentu pada suatu table.

2)      Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan

Langkah – langkah membuat query

1)      Sebelum membuat Query anda Harus membuat tabel dan data datanya terlebih dahulu.

Contoh tabel yang telah di buat sebelumnya:

 

Gambar 1.11 Tampilan Contoh Hasil Tabel Yang Dibuat Sebelumnya

2)      Setelah anda membuat Tabel dan sudah mengisi data data sesuai keinginan anda. Setelah itu masuk ke tab menu bar Create→pada group other klik Query design.

 

Gambar 1.12 Tampilan Masuk ke Tab Menu Bar Create

3)    Maka akan mucul tampilan seperti berikut ini:

 

Gambar 1.13 Tampilan Setelah Mengklik Query Design

4)      Klik pada data tabel anda “Data Nilai Siswa” lalu tekan Add→Close.

 

Gambar 1.14 Tampilan Setelah Menekan Add Pada Data Tabel

5)      Setelah muncul tampilan di atas. Klik ganda satu persatu data field tersebut secara berurutan hingga semua field selesai di masukkan.

Gambar 1.15 Tampilan Setelah Mengklik Ganda Kesemua Data Field

6)      Tekan Ctrl+S untuk menyimpan Query.Dalam kotak dialog munculan diisi dengan nama Query yang di inginkan.

Gambar 1.16 Tampilan Dialog Save As Query Name

7)      Untuk melihat hasil Query. klik ikon view pada bawah Office Button→klik Datasheet View.

 

Gambar 1.17 Tampilan Cara Melihat Hasil Query

8)      Hasilnya: 

Gambar 1.18 Tampilan Hasil Query Yang Telah Dibuat

Keterangan

a)      Field = Nama Field yang ingin ditampilkan

b)      Table = Nama Table dari Field tersebut

c)      Sort = Mengurutkan Data hasil query

d)     Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak

e)      Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

3.      Form

      Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat control proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data.

 

Gambar 1.19 Tampilan Contoh Hasil Form

4.      Report

      Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat.

 

Gambar 1.20 Tampilan Contoh Hasil Report

          Cara Menutup Program Microsoft Access

      Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini:

1)      Klik File → Exit, pada menu Bar

 

Gambar 1.21 Tampilan Cara Menutup Program Microsoft Access

2)      Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Alt + F4

3)      Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1.      Dilihat dari sejarah Microsoft Access, Microsoft pertama kali merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby.

2.      Nama-nama versi yang pernah dirilis oleh Microsoft Access diantaranya adalah :

·         Tahun 1992     : Microsoft Access 1.1

·         Tahun 1993     : Microsoft Access 2.0

·         Tahun 1995     : Microsoft Access for windows 95

·         Tahun 1997     : Microsoft Access 97

·         Tahun 1999     : Microsoft Access 2000

·         Tahun 2001     : Microsoft Access 2002

·         Tahun 2003     : Microsoft Access 2003

·         Tahun 2007     : Microsoft Office Access 2007

·         Tahun 2010     : Microsoft Office Access 2010

3.      Obyek-obyek didalam Microsoft Access :

·         Table

·         Query

·         Form

·         Report

B.     Saran

            Dari data dan keterangan yang telas dibahas dalam makalah ini diberikan saran bagi pembaca yang ingin belajar dan memahami database untuk jaringan local ( lab.komputer, warnet, perkantoran, dll ) sebaiknya menggunakan program Microsoft Access. Karena sangat mudah penggunaannya.


  Silahkan klik DOWNLOAD untuk membaca lebih lengkap lagi.
      Silahkan klik DOWNLOAD untuk membaca lebih lengkap lagi.